Zajímalo mě, jak stará je myšlenka na vznik a chod takové virtuální kanceláře, která pomůže začínajícím podnikatelům ušetřit počáteční náklady, a zároveň jim umožní řídit svou firmu mobilně, tedy jak z pohodlí domova, tak ze svých cest. Máte s využíváním virtuální kanceláře nějaké zkušenosti? Zajímalo by mě, jestli na ní vidíte i nějaká negativa nebo jestli se vám někdy jednání pronajímatele vymstilo a jakým způsobem. Sama za sebe však vidím v takovém řízení podnikání sama pozitiva. Ale je pravda, že než bych si virtuální kancelář zřídila, určitě bych požadovala reference na pronajímatele.
Dnešní doba je plná možností
V dnešní době můžete mít kancelář prakticky všude na světě, a to díky tabletům, notebookům, chytrým telefonům, ale hlavně internetu. A tak můžete faktury sdílet na několika zařízeních najednou a posílat potřebné dokumenty všude na světě. Ale i tak potřebujete místo, kam vám bude chodit pošta (tedy ta papírová). A potřebujete i prostor, ve kterém budete pořádat konference s kolegy a scházet se se svými klienty, řešit záležitosti s úřady. A i když už odzvonila hrance klasickému rozdělení práce na kancelářskou a domácí, tak velké procento podnikatelů pracuje z domu nebo na svých cestách, ale má pronajato virtuální sídlo. To slouží k příjmu pošty, vyřízení telefonních hovorů nebo k pronájmu konferenční místnosti.
Kdy tedy vznikla první virtuální kancelář?
Za první vlaštovku ve vzniku virtuálních kanceláří je označována ta, která vznikla v roce 1995 v americkém státě Colorado. Jejím tvůrcem byl Ralph Gregory. Jeho firma se jmenovala Intelligent Office a do dnešních dní funguje s více než padesáti pobočkami po celé Americe nebo dokonce v Kanadě. Jeho kancelář nabízela profesionální, dočasné virtuální prostory, které disponovaly dálkovými recepčními i konferenčními prostory, aby tak mohly zastoupit fyzickou kancelář. Inspiraci spatřoval v začínajících či drobných podnicích, které nutně potřebovaly kancelář, jež by pro ně nebyla tak nákladná. A všechna tato kritéria dokázala Intelligent Office propojit. A tak není divu, že se věhlas takových kanceláří rychle šířil do celého světa. Také u nás získávají virtuální kanceláře více a více na oblibě.
Kdo byl Ralph Gregory?
Ralph Gregory je zakladatelem a také předsedou firmy Intelligent Office. Je podnikatelem se šiří znalostí rozdílných průmyslových oblastí. V sedmdesátých letech minulého století byl vlastníkem obchodu s elektronikou. Poté co se dostal do podnikání s rizikovým kapitálem si uvědomil, že ve své kanceláři je jen málo času, neboť je na cestách za obchodem nebo pracuje z domova. A tak se snažil vymyslet takový model, kdy by byl spojen se svou sekretářkou, která by mu například přepojovala hovory. Uvědomil si, že mnoho dalších podnikatelů by mělo užitek z takového druhu kanceláře. A toto uvědomění jej vedlo k vytvoření virtuální kanceláře, která poskytovala klientům prestižní obchodní adresu pro zasílání pošty, fungovala jako místo střetávání a měla virtuální recepční služby.
Jeho vlastní zkušenosti a poznámky ohledně podnikání
Sám o svém podnikání říká, že v době ekonomické prosperity se snaží maximalizovat zisk firmy, kdežto v období krize je jeho cílem minimalizovat náklady. A jednou z možností, jak je minimalizovat vidí právě ve virtuálních kancelářích. Její provoz tak vyjde na stokoruny, kdežto provozování fyzické kanceláře se vyšplhá na tisíce korun za měsíc. Pro mě je pozoruhodný i fakt, že Ralph Gregory je nejen šéfem firmy, ale zároveň je jeden z klientů, kteří za služby Intelligent Office neváhá platit.
V současné době jeho zkušenosti s různými průmyslovými odvětvími rostou a obchody mu posloužily jako cenný prostor pro zbudování Intelligent Office v raných dnech jejího vzniku, ale také k jeho dnešnímu úspěchu. Pozitiva virtuální kanceláře přehledně zpracoval TENTO článek. O jejich oblibě svědčí i TENTO článek.
